Thế nào là tổ chức hội nghị? Thế nào là tổ chức một sự kiện hội thảo? Có rất nhiều người nhầm lẫn giữa hai hình thức sự kiện hội nghị và hội thảo. Vậy tổ chức hội nghị là gì? Tổ chức hội thảo là gì?

   Tổ chức hội nghị là hình thức tổ chức một sự kiện lớn và có phần long trọng trong cách tổ chức cũng như quy trình diễn ra hội nghị. Hội nghị là nơi để bàn bạc những vấn đề quan trọng, lớn bởi những tổ chức doanh nghiệp lớn nhằm chỉ ra ưu và nhược điểm của doanh nghiệp để đánh giá được tình hình chung là đưa ra hướng giải quyết giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển hơn.

Họp Đại hội đồng cổ đông Vingroup thường niên năm 2023

   I.Các loại hình Hội Nghị:

•   •   Hội nghị tổng kết cuối năm
•   •   Hội nghị đầu tư, hợp tác và phát triển
•   •   Hội nghị khách hàng

   Tổ chức hội thảo là một sự kiện gặp mặt giữa một nhóm người, tổ chức doanh nghiệp có cùng quan tâm đến một chủ đề nào đó, buổi gặp mặt này có mục đích để thảo luận về nội dung mà nhóm người này quan tâm. Có thể mời thêm những khách mời có cùng sự quan tâm về vấn đề đến tham dự sự kiện hội thảo.

   Muốn tổ chức hội nghị hội thảo thành công phải làm thế nào? Hãy liên hệ Thịnh Vượng Event – Chúng tôi là đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn. Chúng tôi sẽ tạo ra những kịch bản chương trình hội nghị, hội thảo thu hút nhất. Có đội ngũ nhân viên điều hành kinh nghiệm để buổi sự kiện hội nghị, hội thảo diễn ra tốt đẹp và thành công nhất.

   II. Các loại hình Hội Thảo:

•   •   Hội thảo khoa học
•   •   Hội thảo du học
•   •   Hội thảo chuyên đề, chuyên môn
•   •   Hội thảo ra mắt sản phẩm mới

   I. Quy trình tổ chức hội nghị được lê kế hoạch cụ thể như sau:

•   •   Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị
•   •   Lựa chọn ngày, tháng
•   •   Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự
•   •   Chọn địa điểm
•   •   Thông báo cho các thành viên, khách mời
•   •   Chuẩn bị tài liệu
•   •   Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn
•   •   Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho phù hợp
•   •   Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ,…)
•   •   Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).
•   •   Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng (nếu cần)
•   •   Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)
•   •   Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,…cho các thành viên (nếu từ xa tới).
•   •   Tính toán, dự trù kinh phí.

II. Quy trình khi bắt đầu tổ chức hội nghị hội thảo

•   •   Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn
•   •   Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách
•   •   Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa
•   •   Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu
•   •   Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn
•   •   Cần bố trí một thành viên bám sát công việc cũa các phóng viên (nếu có)
•   •   Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.

• Trang trí không gian tổ chức hội thảo với backdrop check in, hastag cầm tay, cổng hoa, bóng bay….

Sân khấu – Backdrop Hội nghị – Hội thảo	Sân khấu – Backdrop Hội nghị – Hội thảo

• Lắp đặt sân khấu chỉnh và trang bị đầy đủ các thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng

Âm thanh – Ánh sáng chuyên nghiệp	Âm thanh – Ánh sáng cơ bản
Setup bàn – ghế Hội nghị	Không gian Hội thảo hoành tráng

• Chuẩn bị tiệc trà teabreak hay tiệc mặn, buffet đi kèm

Thực đơn Tiệc trà cho Hội nghị – Hội thảo

Setup tiệc trà Hội nghị – Hội thảo

• Sắp xếp bàn ghế theo từng khu vực

Setup bàn ghế Hội nghị

Setup bàn ghế Hội thảo

Đây sẽ là ngày diễn ra buổi hội nghị, hội thảo, cần lên trước timeline chương trình để MC phối hợp thực hiện nhằm tránh phát sinh thêm thời gian. Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo tiến hành như sau:

•   •   Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo.
•   •   Sự kiện bắt đầu, MC lên giới thiệu về chương trình, giới thiệu các đại biểu, tuyên bố lý do tổ chức
•   •   Đại diện thay mặt lên phát biểu khai mạc
•   •   Để tránh cho buổi hội nghị, hội thảo bị tẻ nhạt sẽ có các tiết mục biểu diễn cũng như dùng tiệc trà khoảng 30 phút để mọi người thư giãn, có thời gian chia sẻ kiến thức với nhau
•   •   Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo, tặng quà lưu niệm cho khách mới và người tham dự

Chương trình Họp hội đồng cổ đông Vingroup	Chương trình Họp hội đồng cổ đông Vingroup
Chương trình Họp hội đồng cổ đông Vingroup	Chương trình ra mắt Zenpark Ocean Park 1